每次對外提及我的工作需要身兼Data Engineer、DevOps Engineer、Project Manager，以及ESG研究員時，大家都會對於我一條龍式的工作能力，以及同時管理多項產品、多位同事任務的能力感到震驚，到底我是如何做到的呢？其實只是以基本的「產品線任務」視角與「團隊人員」視角來進行規劃管理。
ClickUp為2017年創立於美國聖地牙哥的專案管理軟體公司，提供一體化的平台，以提高工作效率和協作，以下我使用ClickUp的Free Forever方案來進行說明。有鑑於我自己也花了不少時間研究專案管理軟體的操作與設計，並試圖將工作中實際碰到的情形，導入這樣的協作平台，因此前些日子我意外獲得了ClickUp Power User的徽章，是全球前10%的頻繁使用者之一。
本篇文章我將以資料產品公司的產品研發、商品化過程，考慮公司組織特性之下進行的ClickUp管理工具配置，因此配置方式不一定適合所有的公司與團隊，謹以此範例說明如何透過這樣的配置，來實踐真正的「管理」，解決管理上龐雜混亂的問題。
ClickUp
Power User的徽章
Space、Folder、List的設計
開始設定專案管理工具之前，除了要先熟悉自己所身處的組織，如何進行工作劃分、任務分配，我們也要先了解專案管理工具本身是如何設計的，這麼一來才可以將實際上的工作需求，導入工具使用，因此我們先看ClickUp的Intro to the Hierarchy這篇官方說明文件，可以知道ClickUp將層級劃分如下：
l Workspace
n Space
u Folder
l List
n Task
u Subtask
這裡我們可以很明確地，先將沒有疑義的設計，套用到真實工作情境如下：
l Workspace à
公司
n Space
u Folder
l List
n Task à
工作任務
u Subtask à
工作子任務
剩下的Space、Folder、List就是必須依照各組織的實際運作情形，來進行調整、規劃，以我目前於資料產品公司的工作為例，ESG Team是組織部門下的最小單位，但是ESG Team所屬的產品線非常廣，即便是同一個產品線，也很可能會推出多項產品，如圖的TNFD_PBAF這個Folder，我們推出了1項系統產品(如圖的System這個List)，以及3項加值資料產品(如圖的VA Data這些List)，因此完整的ClickUp階層設計如下：
l Workspace à
公司
n Space à
團隊
(如圖中的ESG)
u Folder à
產品線
(如圖中的TNFD_PBAF)
l List à
產品
(如圖中的VA
Data)
n Task à
工作任務
u Subtask à
工作子任務
這裡要額外分享的是資料產品開發過程，與產品型態，一般來說產品開發包含了四個階段，分別是：
l Stage 1: Concept Exploration
l Stage 2: Full Scale Development
l Stage 3: Deployment
l Stage 4: Maintain
其中如圖RD Lab這個List，我將放置Stage 1: Concept Exploration所需要進行的各項前期研究任務，包含研究(Researching)、可行性評估(Feasibility)、原型製作(Prototype)等，因此RD Lab這個List，是在各個產品線Folder之下，必定存在的List；若在研發過程確定可以進入到Stage 2、Stage 3、Stage 4商品化的正式階段，我將依產品型態，分別將商品化的工作任務Task，放在原始資料(Raw Data)、加值資料(VA Data)、顧問報告(Report)、系統服務(System)這些List裡面。
Space、Folder、List的設計範例
General Admin、Project Admin的設計
既然以產品開發過程與產品型態，而規劃出ClickUp階層設計，應該已經可以正常運作團隊的所有任務了吧？實際執行下來並不完全是這樣，這樣的設計其實還缺了「團隊管理」與「專案管理」所需要的Folder和List。
如圖紅色圖示的Admin這個Folder，並非產品線，而是做為「團隊管理」使用，裡面只有General Admin List，未來只要是整個團隊所需要的資源與行政工作等相關Task，都是放在這裡，例如伺服器管理、新人教育訓練等。
如圖黃色圖示的TCFD_System這個Folder，也不是產品線，而是做為「專案管理」使用，專案牽涉到團隊要如何包裝並銷售產品，以圖中的案例來說，TCFD_System這個專案其實包含了3項產品，原本分別隸屬於DMAP、SBTi、TCFD_PCAF這3個產品線Folder之下的系統服務(System)，現在把它們整合在一起做管理、銷售，因此我在這3個產品的List，皆標示原先隸屬的產品線，以利追蹤管理相同產品線的產出，未來如有必要，可另外以Kanban製作整合後的儀表板。
黃色圖示的TCFD_System這個Folder之下，也有一個標示紅色圖示的Project Admin List，作用如同前述之General Admin List，作為整個系統專案的功能設計、行政工作等相關Task使用。
General Admin、Project Admin的設計範例
Space Overview、Folder Overview的設計
l Workspace
n Space à
此段落分享的Overview設計－團隊
u Folder à
此段落分享的Overview設計－產品線
l List
n Task
u Subtask
此篇文章開宗明義即說明了要以「產品線任務」視角，與「團隊人員」視角，來進行規劃管理，具體上要怎麼做呢？我會分別在團隊Space與產品線Folder做相同的視覺化設計，其中如圖所示有四個重要的區塊：
l 左側：任務相關
n 左上：Workload by Status: To Do, In Progress, Pending
n 左下：Priority Breakdown: Urgent, High, Normal, Low
l 右側：人員相關
n 右上：Tasks by Assignee
n 右下：Tag Usage
u List of RD Lab:
Researching, Feasibility, Prototype…
u Lists of Raw Data, VA Data, Report, System:
Data Entry/Analyst, Data Engineer/Scientist, Full Stack Developer, DevOps,
Quality Assurance, Product/Project Management, Customer Service, Presales…
左側的任務相關區塊，在產品線Folder的Overview尤其好用，因為對於各「產品線任務」可謂一目了然。Workload by Status即是常見的任務狀態，Priority Breakdown即是常見的任務優先度；在實務當中，一項一項任務的Workload by Status通常由任務執行的同事自行調整；一項一項任務的Priority Breakdown則由PM或團隊管理者決定，或與任務執行的同事討論後確定。
右側的人員相關區塊，在團隊Space的Overview尤其好用，因為對於各「團隊人員」工作狀況也是一目了然。在Tasks by Assignee可以看到各同事手頭上的任務與工作量，在Tag Usage則是依組織與團隊的情形，客製化的標籤，以此例來說由於ESG Team產品線與產品都很多，因此同事們需要多工，一人擔任多種職能角色，因此在分配任務的時候，就先標記好這項任務需要什麼樣的職能，如此一來PM或團隊管理者可以依此指派任務給擅長做這些任務的同事來執行。
Space Overview、Folder Overview的設計範例
List Task Statuses的設計
l Workspace
n Space
u Folder
l List à
此段落分享的Task
Statuses設計－產品
n Task
u Subtask
無論是前期研究任務，還是商品化的過程，產品List當中，會記錄各工作任務Task的階段，這裡我使用最基本的To Do、In Progress、Pending、Complete四個階段，足以應對幾乎所有工作任務Task的需求：
l To Do：該工作任務Task尚未進行
l In Progress：該工作任務Task進行中
l Pending：該工作任務Task已執行到一個段落，尚無法繼續執行，又無法就此結案
l Complete：該工作任務Task完成
List Task Statuses的設計範例
Task的填寫
l Workspace
n Space
u Folder
l List
n Task à
此段落分享Task的填寫－工作任務
u Subtask
從Space Overview與Folder Overview的設計，我們可以得知整個團隊與整個產品線的現況，依賴的是同事們持續更新、使用ClickUp上面的任務清單，我們在個人的Home頁面上可以透過「My Work」得知今日的任務，以及透過「Assigned to me」得知所有待辦事項有哪些。
一個一個工作任務Task的填寫，若要能夠讓Space Overview與Folder Overview呈現最真確的樣貌，必須確保如圖Status、Dates、Tags、Assignees、Priority等欄位有確實填寫，如此一來，再多、再龐雜的工作任務，我們都可以井然有序地管理與執行。
Home的設計
Task的填寫範例
沒有留言:
張貼留言